Méthode des Gros Cailloux (Big Rocks - Productivité

Organisation : comment des gros cailloux peuvent booster ta productivité

T’es-tu déjà sentie submergée par un tsunami de tâches à faire ? T’es-tu déjà dit… “je ne sais pas par quel bout commencer” ou “je ne vais jamais réussir à tout faire” ? En tant que maman entrepreneuse, notre temps est précieux. Nous devons gérer notre entreprise, notre famille et aussi trouver du temps pour nous. Mais avec toutes ces responsabilités, ça peut vite devenir un casse-tête. Il est donc primordial de mettre notre focus et notre énergie sur ce qui compte vraiment. Aujourd’hui, je souhaite te partager une méthode simple et rapide qui te permettra de te concentrer sur ce qui est réellement important : la méthode des Gros Cailloux (Big Rocks).

Laisse-moi te raconter l’histoire des gros cailloux

 

Un jour, un enseignant proposa à ses étudiants une expérience.

Il prit un grand vase, le posa sur son bureau, puis y déposa une dizaine de gros cailloux. Il demande alors à ses élèves :

« Est-ce que le pot est plein ? »

Réponse unanime des étudiants : « Oui ! »

Alors, il prit des graviers qu’il versa dans le vase et le secoua. 

Les petits cailloux s’infiltrèrent entre les gros, jusqu’au fond.

L’enseignant demanda alors : « Est-ce que le pot est plein ? »

Réponse d’un étudiant : « Sans doute pas… »

Le professeur versa alors un sac de sable jusqu’à combler les espaces, puis dit : « Est-ce que le pot est plein ? »

Les élèves répondirent « Non ! ».

L’enseignant continua et remplit alors le vase à ras bord, avec de l’eau, puis demanda : 

« Quelle conclusion tirez-vous de cette expérience ? »

Un des élèves répondit : « Cela démontre que, même lorsque l’on croit que notre agenda est complètement rempli, si on veut vraiment, on peut y ajouter plus de rendez-vous et de choses à faire. »

« Pas du tout », dit le professeur, « La conclusion de cette expérience est la suivante : si on ne met pas les gros cailloux en premier dans le vase, on ne pourra jamais faire entrer le reste : les graviers, le sable et l’eau. »

Et effectivement, tu peux toi aussi en faire l’expérience… si tu commences par les éléments les plus petits, tu n’auras plus la place pour mettre de gros cailloux.

 

Comment les gros cailloux peuvent t’aider à être plus productive ?

 

Si je t’ai perdue avec mon histoire et que tu ne vois pas le lien avec la productivité, garde uniquement à l’esprit que ces gros cailloux représentent les taches qui doivent être ta priorité absolue.

Si tu réalises les petites tâches en premier et que tu laisses tes gros cailloux pour plus tard, ça ne rentrera tout simplement pas dans ton agenda et tu n’atteindras pas tes objectifs. Tu t’éparpilles !

Comment savoir si une tache est prioritaire et si elle fait partie de mes Big Rocks ?

Tout d’abord, il faut que tu sois claire sur les objectifs que tu souhaites atteindre à court, moyen et long termes. Tu peux te fixer des objectifs pour l’année, puis les décliner au trimestre, au mois, etc.

Laisse-moi te donner un exemple concret :

Tu es coach. Tu lances ton activité. Ton objectif cette année, c’est de te faire connaître. Tu as défini différentes tâches à réaliser pour atteindre cet objectif pendant ces 12 prochains mois. 

Pour ce premier trimestre, tu t’es mis comme objectif de proposer l’animation d’un atelier à plusieurs réseaux d’entrepreneurs. Plus les jours passent, plus ta to-do liste s’allonge. Tu ne sais plus où donner de la tête. 

Ta to-do liste comprend à la fois tes gros cailloux mais aussi le gravier, le sable et l’eau. Ton rôle, c’est de déterminer la nature de la tâche et de commencer par faire les gros cailloux avant tout le reste.

Dans mon exemple, voici des tâches qui ont pour but d’atteindre mon objectif du trimestre :

  • Lister les réseaux d’entrepreneurs où intervenir autour de chez toi
  • Trouver le bon interlocuteur pour proposer ton atelier
  • Préparer ton pitch pour présenter l’atelier
  • Préparer ta présentation powerpoint
  • Préparer un petit flyer à laisser aux personnes présentes
  • Etc.
Ces taches sont donc mes gros cailloux et je vais devoir les réaliser avant toute autre tâche.

Pour t’aider, n’hésite pas à noter en haut de ta to-do list l’objectif que tu t’es fixé et à côté de chaque tâche si elle est en lien avec cet objectif. Tu pourras ainsi classer tes tâches par priorité.

En bref, la méthode des Gros Cailloux (Big Rocks) est donc une méthode de gestion du temps et de l’organisation qui a pour but de te permettre de faire les choses les plus importantes avant toutes les autres, et donc de développer ton activité ou tes projets quels qu’ils soient sereinement.

Cette méthode peut également s’appliquer à ta vie personnelle et à ta vie de famille. Comment ? En te fixant également un objectif, puis en déterminant tes big rocks pour en faire ta priorité.

Exemple : ton objectif est de prendre soin de toi. Tes 3 big rocks pourraient être :

  • prévoir un bloc de temps chaque semaine rien que pour toi 
  • faire du sport 2 fois par semaine
  • dormir minimum 7h par nuit
À toi de les ajouter dans ton agenda et d’en faire ta priorité 😉. 
 

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Concrètement, comme appliquer la méthode des Gros Cailloux (Big Rocks) à ton organisation quotidienne ?

Voici ton plan d’actions clé en main 😃 :

  1. Définis chaque semaine un objectif prioritaire (en lien avec ton objectif mensuel ou trimestriel)
  2. Choisis 3 “big rocks” (tâches prioritaires) maximum à réaliser cette semaine pour atteindre cet objectif
  3. Planifie dans ton agenda des blocs de temps pour travailler sur tes big rocks
  4. ASTUCE : élimine de ton agenda tout ce qui est inutile et non obligatoire
  5. Chaque matin, commence par travailler sur l’un de tes big rocks
  6. Avance sur une seule tâche prioritaire par jour (n’enchaine pas tout à la suite)

Si je reprends mon exemple, ce trimestre, mon objectif est de me faire connaitre en animant des ateliers auprès de réseaux d’entrepreneurs. J’ai déterminé les étapes / actions clés à réaliser pour atteindre cet objectif.

Mon objectif prioritaire de la semaine est de trouver et de contacter des réseaux d’entrepreneurs qui seraient d’accord pour que j’anime un atelier chez eux.

Mes 3 bigs rocks pour atteindre mon objectif prioritaire cette semaine seront :

  • Lister et me renseigner sur les réseaux d’entrepreneurs où je pourrais intervenir et identifier le bon interlocuteur
  • Préparer une présentation / pitch vidéo pour expliquer la nature de mon atelier
  • Envoyer un email avec ma présentation aux interlocuteurs trouver ci-dessus

Dans mon agenda, je bloque du temps pour réaliser ces 3 “big rocks” :

  • Lundi : 2h pour lister et étudier 5 réseaux d’entrepreneurs (big rock 1)
  • Mardi : 3h pour préparer ma présentation Powerpoint (big rock 2)
  • Mercredi : 1h pour me filmer en vidéo (big rock 2)
  • Jeudi : 2h pour faire le montage vidéo (big rock 2)
  • Vendredi : 2h pour écrire un modèle d’email + l’envoyer (big rock 3)

Je vois dans mon agenda que je m’étais noté d’assister à une masterclass. Ce n’est pas réellement utile ni en lien avec mon objectif. Je le supprime de mon agenda (si j’ai le temps et si mes big rocks sont faits, je pourrai voir le replay plus tard.)

Chaque jour, je commence par travailler sur l’un de mes 3 gros cailloux. Ils sont planifiés dans mon agenda donc je n’ai plus qu’à suivre mon planning. 

Petit piège à éviter ! Je ne me laisse pas distraire par mes emails. On a souvent l’habitude de consulter ses emails tout de suite en débutant sa journée. C’est pourtant l’une des principales sources de distraction. Vous allez soit y répondre, soit traiter des demandes qui vous semblent urgentes mais qui ne sont pourtant pas en lien avec votre objectif prioritaire de la semaine.

L’idée ici, c’est de vraiment commencer par tes big rocks. Donc tu ne consulteras tes emails et ne les traiteras qu’après avoir travaillé sur ton big rock du jour.

Ainsi, chaque jour tu avances vers ton objectif prioritaire. Tu n’es pas polluée par ces dizaines de petites tâches qui te prennent du temps et t’empêche d’avancer vers tes véritables priorités. 

Tout ce qui est inutile et ne sert pas tes objectifs, tu les mets en stand-by.

Bien sûr, tu gardes et planifie toujours les tâches récurrentes qui nécessitent de la régularité (ex : ta communication) et qui sont nécessaires à la vie de ton entreprise (ex : ta compta), mais tu les réalises seulement après avoir travaillé sur tes big rocks.

Elise Galipaud
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